Privacy Verklaring Studenten

MBO Utrecht vindt het belangrijk dat jij, en ook je ouders / verzorgers, weten welke gegevens van jou verwerkt worden, waarom die verwerkt worden en met wie we die gegevens delen. In deze Privacy Verklaring leggen we dit uit.

Achtergrond Privacy

Er is op dit moment heel veel aandacht voor privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Door hackers liggen de gegevens van soms miljoenen mensen op straat. Ook MBO Utrecht moet opletten welke informatie wordt gedeeld op bijvoorbeeld sociale media of met externe partijen.

Er zijn verschillende privacywetten waarin de algemene waarborgen, de rechten en plichten die met privacy te maken hebben, zijn geregeld. Ook in de Europese Unie is het beschermen van persoonsgegevens een steeds belangrijker onderwerp. Steeds meer richtlijnen worden opgesteld om de privacy van Europeanen te beschermen.

De Europese Unie heeft de zogenaamde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) opgesteld die vanaf 25 mei 2018 ook in Nederland geldt. Deze AVG is het uitgangspunt voor het Privacyreglement van MBO Utrecht. Wij hebben deze Privacy Verklaring opgesteld om ons beleid in het verwerken van persoonsgegevens van studenten en de daaruit ontstane rechten en plichten van MBO Utrecht en haar studenten, transparant en toegankelijk te maken.

Er wordt op dit moment hard gewerkt aan het Privacy Reglement voor studenten. Met ingang van het nieuwe schooljaar wordt dit met jullie gedeeld. Hierop vooruitlopend volgt alvast een toelichting van de gegevens die MBO Utrecht verwerkt, een uitleg over waarom die gegevens verwerkt moeten worden en met wie en waarom deze gegevens worden gedeeld.

Taken van MBO Utrecht

MBO Utrecht is een onderwijsinstelling in het middelbaar beroepsonderwijs en valt daarmee onder de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB). In deze wet staan de belangrijkste taken van onderwijsinstellingen in het beroepsonderwijs. MBO Utrecht heeft de wettelijke plicht om onderwijs binnen het middelbaar beroepsonderwijs te verzorgen, bestaande uit theoretische kennis en praktische voorbereiding in de praktijk. Verder is het ook onze taak om studenten te helpen in de persoonlijke vorming en ontwikkeling, zodat jullie goed kunnen functioneren in de maatschappij. MBO Utrecht moet voor het uitvoeren van deze taken verschillende persoonsgegevens verzamelen, bijvoorbeeld om je uiteindelijk een diploma te kunnen uitreiken.

Toestemming

Als je bij MBO Utrecht onderwijs wilt volgen, moet je je bij ons aanmelden en inschrijven voor een opleiding. Wanneer je je aanmeldt, wordt al een aantal gegevens van je gevraagd. Bijvoorbeeld jouw adres om je een uitnodiging voor de intake te kunnen sturen. De gegevens die je invult, zijn onder andere je achternaam, voornamen, voorletters, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, Burgerservicenummer, telefoonnummer en/of e-mailadres. Deze gegevens hebben wij nodig om vast te stellen wie jij bent, waar je woont en op welke manier wij jou kunnen bereiken. Zonder deze gegevens kan je niet ingeschreven worden. Als jij deze persoonlijke gegevens hebt ingevuld en vraagt om aangemeld te worden, ga je akkoord met het verwerken hiervan. Verwerken betekent dat wij jouw gegevens over mogen nemen in een studentendossier en een elektronisch databestand.

Tijdens de intake maken we een pasfoto van je voor de MBO Utrecht-pas en voor toegang tot onze gebouwen en printers.

Ook informeren we je ouder(s) / verzorger(s) over jouw studievoortgang, tenzij je uitdrukkelijk schriftelijk hebt aangegeven dat je dit niet wilt. Wij doen dit niet zomaar. MBO Utrecht heeft de wettelijke plicht om ouder(s) / verzorger(s) op de hoogte te houden van jouw studievorderingen. Daarbij heeft MBO Utrecht het beleid om ernstig verzuim en vroegtijdig uitval tegen te gaan om jou de grootste kans te bieden een diploma te behalen en door te stromen.

In het onderwijs gebruiken we steeds vaker beeldmateriaal om jouw kennis en vaardigheden te helpen vergroten. Bijvoorbeeld met video interactie begeleiding of het presenteren van jezelf als ‘visitekaartje’ voor je carrière. Ook maken we overzichtsfoto’s, bijvoorbeeld bij de diploma-uitreiking. We gebruiken deze beelden alleen voor dit doel. Wil je liever niet in beeld, dan kan je dit aangeven bij je docent of begeleider.

Voor het plaatsen van beeldmateriaal op onze websites of sociale media vragen we je altijd en nadrukkelijk om je toestemming. We registreren dit ook in onze systemen. Je hebt altijd mogelijkheid om deze toestemming te herzien.

Wie kunnen mijn gegevens zien?

Als je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw gegevens door MBO Utrecht, betekent dit niet dat iedereen zomaar deze gegevens mag of kan bekijken. Alleen personen voor wie het verwerken van persoonsgegevens uit hun functie voortvloeit, hebben (al dan niet beperkt) toegang tot jouw persoonsgegevens. Medewerkers van Studentzaken, maar ook jouw docenten en/of begeleiders hebben toegang tot jouw gegevens. Wij gebruiken bijvoorbeeld Eduarte, TrajectPlanner en Onderwijs Online. In deze systemen wordt onder andere jouw aanwezigheid geregistreerd, maar ook informatie over jouw voortgang en resultaten.

Iedere medewerker van MBO Utrecht die met jouw gegevens te maken heeft, moet daar zorgvuldig mee omgaan. Dit betekent dat zij de informatie en de gegevens die ze verwerken, niet zomaar met anderen mogen delen.

Delen van de gegevens

Wanneer je je bij MBO Utrecht hebt aangemeld en toestemming hebt gegeven dat wij jouw gegevens mogen verwerken, worden jouw gegevens digitaal ingevoerd. Vervolgens zorgt MBO Utrecht dat jouw gegevens bekend worden bij Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Deze dienst registreert alle studenten in Nederland. Dit is voor jou mogelijk belangrijk voor het recht op studiefinanciering en/of een studentenreisproduct (OV-kaart). Daarnaast kunnen jouw gegevens gedeeld worden met de gemeente, Onderwijsinspectie of het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Het delen van gegevens gebeurt digitaal en in een beveiligde omgeving zodat onbevoegden niet bij deze informatie kunnen.

Passend Onderwijs

In de studiegids en op de website van MBO Utrecht vind je informatie over extra ondersteuning die studenten kunnen krijgen. Wij noemen dit Passend Onderwijs. In het kader van Passend Onderwijs verwerkt MBO Utrecht ook gegevens van studenten. Ondersteuning kan, afhankelijk van de vraag, worden geboden door hulpverleners binnen en buiten onze organisatie.

Als je zorg en/of begeleiding krijgt, is de informatie hierover niet zichtbaar voor je zorgverzekering. Je hoeft voor Passend Onderwijs ook niet te betalen, ook geen eigen risico of eigen bijdrage. MBO Utrecht werkt samen met externe partners om deze ondersteuning zo laagdrempelig mogelijk te kunnen bieden. Uit onderzoek is gebleken dat door het bieden van deze ondersteuning meer studenten een diploma halen en dat zij minder snel de school zonder diploma verlaten.

Verwerkersovereenkomsten

Als je bij MBO Utrecht start met een studie, wordt al snel duidelijk dat veel digitaal wordt geregeld. Voor opleidingen zijn tegenwoordig niet alleen boeken nodig, maar ook licenties op digitale leermethodes. Om ook digitaal zo goed mogelijk te kunnen werken, heeft MBO Utrecht afspraken met bedrijven. In verwerkersovereenkomsten worden afspraken gemaakt over de reden van het verwerken van gegevens, hoe lang de gegevens bewaard worden, hoe de gegevens beveiligd worden en op welke manier MBO Utrecht in de gaten kan blijven houden dat deze bedrijven veilig omgaan met jouw persoonsgegevens.

Beveiliging van jouw gegevens

Zoals al aangegeven worden jouw persoonsgegevens in verschillende programma’s door MBO Utrecht verwerkt en gebruikt. Voor al deze programma’s geldt dat deze goed beveiligd zijn, zodat niemand van buitenaf bij die gegevens kan komen. De beveiliging is soms zichtbaar. Zoals bijvoorbeeld bij beveiligde websites, met het slotje voor de https:// in de adresbalk. Maar beveiliging is vaak ook onzichtbaar in de systemen en de daarin opgeslagen gegevens.

Inzage in het studentendossier

MBO Utrecht houdt van alle studenten een dossier bij. In dit studentendossier is informatie te vinden over jouw studievoortgang, studieresultaten, beoordelingen, beroepspraktijkvorming, enz. Het dossier dat MBO Utrecht van jou bijhoudt wordt voor het grootste gedeelte geregistreerd in de systemen Eduarte, TrajectPlanner en Onderwijs Online. Mochten er gegevens zoals je naam of adres niet kloppen, meldt dit dan zo snel mogelijk bij jouw coach, zodat we het voor je kunnen aanpassen.

Iedereen van wie MBO Utrecht gegevens verwerkt, mag vragen om inzage in zijn dossier. Hoe dit precies in zijn werk gaat, wordt geregeld in het Privacy Reglement voor studenten waar op dit moment nog aan gewerkt wordt. Daarnaast gaan we een Dataregister bijhouden met een overzicht van alle verwerkingen. Heb je daar nu al vragen over, dan kan je deze stellen via privacy@mboutrecht.nl.

Bewaren van gegevens

Als je eenmaal toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw gegeven, betekent dit niet dat MBO Utrecht jouw gegevens voor altijd bewaart. De wet bepaalt hoe lang MBO Utrecht jouw gegevens moet bewaren en soms zelfs wanneer de gegevens vernietigd moeten worden.

Meldplicht Datalekken

Op 1 januari 2016 is de Meldplicht Datalekken ingegaan. Deze meldplicht houdt in dat MBO Utrecht melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als er sprake is van een datalek. Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld als een systeem van MBO Utrecht is gehackt, of als een bedrijf waar een verwerkersovereenkomst mee is, gehackt is. Maar bij een datalek kan je ook denken aan een telefoon, tablet of laptop die kwijt of gestolen is. Als je met jouw telefoon, tablet of laptop kunt inloggen op systemen van MBO Utrecht, zonder opnieuw een wachtwoord in te voeren (de wachtwoorden worden vaak onthouden op telefoons, tablets en laptops), kunnen dieven bij jouw gegevens. Wees dus altijd voorzichtig. Als er iets mis gaat of je hebt vragen, meld je dan bij de Privacy Officer via privacy@mboutrecht.nl.

Heb je vragen?

Als je vragen hebt over deze Privacy Verklaring of over de manier waarop MBO Utrecht omgaat met privacywetgeving, kan je altijd terecht bij de Privacy Officer van MBO Utrecht.

Als je ontevreden bent over de manier waarop MBO Utrecht omgaat met de persoonsgegevens of de bescherming, neem dan ook contact op met de Privacy Officer. Als je niet tevreden bent over de afhandeling van jouw vraag, dan kan je een formele schriftelijke klacht indienen. Hoe dit in zijn werk gaat, kan je op de website vinden van MBO Utrecht.